メールに添付された請求書等の書面保存が認められなくなります!

メールに添付された請求書等の書面保存が認められなくなります!
2021年7月17日

最近では発送にかかる時間やコストを削減するために、請求書などの書類がメールに添付されて送られてくることも増えてきていると思います。

そのような請求書等について、どのように保存していますか?

うちの会社では、メールで送られてきた請求書は印刷して書面で保存していますよ。

実は来年(2022年)から、その保存方法は認められなくなります。

この記事で学べること

・電子取引とは

・電子取引に係る書類の保存方法

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電子取引ってなに?

「電子取引」とは、電子帳簿保存法に定められた取引で、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

少し難しいですね、、具体的な例を挙げると以下のような取引になります。

  • 電子メールにより請求書や領収書等のデータを受領
  • インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータを利用
  • 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
  • スマホアプリによる決済を利用し、その利用明細等を受領

こんな感じの取引のことをまとめて「電子取引」と定義しています。

少しイメージが沸いたのではないでしょうか?

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電子データの保存方法

従来→紙に印刷して保存してもOK 今後→電子データ保存のみOK

この電子取引で受領した請求書等の保存に関しては、これまで

  • 電子データとして保存(原則)
  • 紙に印刷して書面として保存(代替)

のいずれかが認められていました。

ただし、あくまで書面保存は電子保存という原則に対する代替案としての位置づけでした。

そして、令和3年度の税制改正によってこの代替案が2022年から認められなくなることが決定しました。

2022年1月以降に電子取引で受領した請求書等については、紙に印刷しての保存は一切認められなくなりますので、現在書面保存をしている事業者は保存方法を電子保存に切り替える必要があります。

どのように保存すれば良い?

電子データの書面保存が認められなくなるのは理解しましたけど、電子保存ってどのように保存すれば良いのでしょうか?

電子保存の方法について、具体例を見ながら確認していきましょう!

ここからは電子保存の方法について、いくつか具体例を見ながら整理していきます。

ケース① 電子メールにて請求書等の添付ファイルを受領した場合

請求書等が添付された電子メールそのものをサーバ等に保存する 

又は

添付された請求書等をサーバ等に保存する

ことが必要になります。

ケース② 電子メールの本文に請求内容等の記載がある場合

該当の電子メールをサーバ等に保存する

ことが必要になります。

ケース③ 請求書等の発行者のウェブサイトで請求書等をダウンロードする場合

この場合は2パターンが考えられます。

PDF等をダウンロードできる場合・・・請求書等をダウンロードしてサーバ等に保存する

HTMLデータで表示される場合・・・HTMLデータをPDF等の形式に変換してサーバ等に保存する

この2パターンのいずれかによって保存方法が異なります。

ケース④ 第三者が管理するクラウドサービスを利用して請求書等を受領する場合

クラウドサービスに請求書等を保存する

又は 

クラウドサービスから請求書等をダウンロードしてサーバ等に保存する

ことが必要になります。

さて、ここでは異なる4パターンをご紹介しました。

いずれにしても、請求書等のデータはダウンロード等して自社のサーバ等に保存する必要があることがわかりますね。

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まとめ

今回のおさらい

・電子取引は2022年1月から書面保存が認められなくなる

・電子保存+タイムスタンプの付与又は事務処理規定の整備が必要!

今回は「電子取引に係る請求書等の保存方法」について解説しました。

最近はペーパーレス化を進める会社も増えてきていると思いますのが、運用方法を間違えると思わぬ問題につながる可能性があります。

決められたルールに則り、ペーパーレスを通じてうまく効率化を実現していただければ幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。